- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Причини знищення печаток
- Є й інші причини ліквідації кліше:
- Процедура знищення: порядок проведення
- Комісія по знищення
- Акт знищення друку зразок при ліквідації
- обов'язкові реквізити
- Зразок акта знищення друку
- Акт про знищення печатки
- Зберігання акта знищення друку
Після того як керівництво організації прийме і затвердить рішення про утилізацію друку, видається акт знищення. Даний документ є внутрішнім документом організації і складається в порядку, затвердженому для даного виду ділових паперів.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Федеральні закони Російської Федерації, які регламентують діяльність підприємств різних форм власності, визначають необхідність наявності у кожної юридичної особи друку із зазначенням її назви компанії і адреси.
Організації, що мають в своєму арсеналі велику кількість штемпельних виробів, повинні з особливою увагою підходити до питання їх обліку, зберігання і утилізації.
Все розмаїття штемпельних виробів, які виготовляє і використовує в своїй діяльності фірма, може бути 
класифіковано на підставі різних критеріїв. По виду відбитка, одержуваного при використанні відбитку печатки або штампа, вони діляться на штемпельні вироби з відбитком на паперовому носії з використанням друкарської фарби і на друку з об'ємним відбитком на сургучі, пластиліні або пломбі. За формою штемпельні вироби можуть бути круглими, овальними, прямокутними або трикутними. За статусом - основними і допоміжними і т.д.
Причини знищення печаток
Утилізація, тобто знищення печаток і штампів , Відбувається в організації по ряду причин. Одна з них - вихід закону про скасування обов'язкового візування документації за допомогою печаток і штампів. Раніше, до виходу цього закону, всі організації повинні були використовувати штемпельні вироби при роботі з документами в обов'язковому порядку, тепер дана процедура не є обов'язковою. Право будь-якої компанії - продовжувати чи ні використовувати кліше у своїй роботі. Єдина умова - цей порядок повинен бути закріплений локальним нормативним актом підприємства.
Довідка
Є й інші причини ліквідації кліше:
- фізичний знос;
- псування;
- реорганізація або ліквідація компанії;
- зміна реквізитів компанії.
Слід зазначити, що утилізація штемпельних виробів не є для компанії обов'язковою процедурою. Мета утилізації - убезпечити організацію від можливості незаконного використання її атрибутів шахраями.
Процедура знищення: порядок проведення
У 2017 році законодавство не визначає стандартної процедури виробництва та ліквідації штемпельних виробів фірми. Нормативно-правову базу даних дій кожна організація може розробити і затвердити самостійно.
В принципі, винаходити нічого не потрібно. У кожній фірмі процедура утилізації штемпельної продукції відбувається приблизно за однією і тією ж схемою:
Керівництво компанії приймає рішення про знищення печаток, які втратили свою актуальність (рішення може стосуватися одного кліше, цілої серії кліше або всіх штемпельних виробів фірми);
Підготовка, видання та затвердження наказу;
Створення комісії, відповідальної за знищення штемпельних виробів;
Складання акта знищення печаток.
В окремих випадках підприємства не проводять самостійно процедуру утилізації кліше, а доручають її стороннім виконавцям.
Звертаємо особливу увагу на те, що акт про знищення не можна скласти заднім число відносно кліше, які був втрачені або викрадені. У цих випадках потрібно подати заяви в поліцію про крадіжку або втрату. Також про це потрібно повідомити в податкові органи, банк і дати оголошення в ЗМІ з метою запобігання несанкціонованому використанню атрибутів фірми шахраями.
Читайте також:
Комісія по знищення
Чисельний склад комісії зазвичай невеликий, але і не менше двох представників організації. Теоретично, це можуть бути будь-які співробітники фірми, але практиці членами комісії найчастіше призначають директора або його заступника, співробітника, який веде облік і зберігання штемпельних виробів фірми, працівника відділу кадрів, працівника юридичного відділу або секретаря-діловода.
З членів комісії одного призначають головою, інші є рядовими членами.
Мета роботи комісії полягає в перегляді всієї штемпельної продукції фірми і відбір виробів, які втратили свою актуальність.
Наступний етап роботи - ліквідація не функціональних зразків будь-яким доступним способом:
Якщо кліше виготовлено з м'яких полімерів, гуми, каучуку і т.п., то його розрізають на дрібні частини за допомогою ножиць;
Якщо кліше металеве, то його спилюють за допомогою спеціальних інструментів.
Основний зміст цих дій-приведення виробів у стан, що не дозволяють їх відновлення і подальше використання.
Заключний етап роботи комісії - підготовка і складання акта знищення печаток.
Акт знищення друку зразок при ліквідації
Законодавством не передбачено уніфікована форма акта про знищення печаток і штампів. На практиці це означає, що даний документ складається в довільній формі або за шаблоном, який використовується в діловодстві компанії.
Довідка
обов'язкові реквізити
Слід зазначити, що існує перелік необхідних відомостей, які обов'язково повинні знайти своє відображення в акті:
- Реєстраційний номер документа;
- Дата складання;
- Місце складання;
- Найменування організації;
- Дані про друк (вся інформація, відображена на кліше, включаючи реквізити фірми). Якщо знищується кілька видів штемпельної продукції, то дані за кожним видом вносяться окремо;
- Склад комісії (ПІБ та посади співробітників);
- Причини знищення вироби;
- Підстави для знищення (посилання на наказ);
- Час, місце і спосіб утилізації.
Зверніть увагу, що в тексті документа повинні бути поставлені відбитки кліше, які підлягають утилізацію. Окремо слід зафіксувати факт того, що вироблені дії призвели вироби в стан, що не дозволяють їх подальше використання.
Зразок акта знищення друку
Зразок акта знищення друку представлений на рисунку 1:
Малюнок 1. Акт знищення друку
Довідка
Акт про знищення печатки
У 2017 році оформлення акту не регламентовано законодавством. Він може бути написаний від руки, створений на комп'ютері і роздрукований на принтері на простому аркуші або фірмовому бланку. Формат - А4 або А5.
Всі інформація, що міститься в акті, в обов'язковому порядку повинна бути підтверджена підписами членів комісії по утилізації.
Акт засвідчується підписом генерального директора або особи, яка має право підпису документів подібного роду. У спеціальному журналі обліку руху штемпельних виробів компанії повинна бути зроблений відповідний запис. Її робить співробітник, відповідальний за ведення журналу.
Як правило, акт складається в одному екземплярі. При необхідності можливе зняття копії.
Зберігання акта знищення друку
Акт про знищення печаток і штампів зберігається разом з іншими внутрішніми документами компанії протягом терміну, регламентованого локальними нормативними актами компанії. Нагадаємо, що такий строк не може бути менше трьох років. Після закінчення терміну зберігання документ може бути знищений.
